L’Institut d’histoire de l’Amérique française (1970), corporation constituée sous la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec, édicte, par le présent règlement, ce qui suit :

1. Siège social. Le siège social de la corporation est situé au

Département d’histoire
Université de Montréal
Pavillon Lionel-Groulx
3150, rue Jean-Brillant, local C-6097
Montréal (QC) H3T 1N8

et à tout autre endroit que le Conseil d’administration de la corporation pourra déterminer.

2. La corporation se compose de toute personne intéressée qui désire se consacrer aux fins de l’Institut et qui a acquitté sa cotisation annuelle de membre.

3. Organes. Les organes de la corporation sont : l’assemblée générale, le Conseil d’administration, le Comité exécutif.

 

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

4. Composition. L’assemblée générale comprend les membres définis à l’article 2.

5. Réunion annuelle. La réunion annuelle de l’assemblée générale a lieu à l’endroit et à la date que désigne le Conseil d’administration.

a) Avis de convocation des réunions. Le secrétaire donne avis aux membres par la poste de toute réunion de l’assemblée générale au moins quinze jours avant la réunion.
b) Quorum. Quinze membres constituent le quorum.
c) Les questions soumises à une réunion sont décidées à la majorité des voix exprimées par les membres présents à l’assemblée générale, sauf exigence contraire dans la loi ou les règlements. En cas d’égalité des voix, le président de la réunion a un vote prépondérant, outre son vote comme membre.
d) Lors de l’assemblée générale, les membres

  1. i) élisent, parmi eux, les membres du Conseil d’administration selon la procédure établie par l’assemblée générale;
  2. ii) délibèrent sur les rapports et les propositions présentés par les autres organes ou les membres de la corporation et décident leur adoption ou leur rejet;
  3. iii) nomment le ou les vérificateurs.

6. Assemblée générale spéciale.

a) La convocation et les procédures de réunion des assemblées générales spéciales sont les mêmes que pour les assemblées générales annuelles;
b) Une assemblée générale spéciale ne peut délibérer que sur les questions mentionnées dans l’avis de convocation.

 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

7. Composition. Le Conseil d’administration se compose de douze personnes.

8. Durée des fonctions. Chaque administrateur est élu pour une période de trois ans. Chaque administrateur peut être réélu à ses fonctions.

8a. Mesure transitoire. Lors de l’assemblée générale de l’année 2001, quatre administrateurs seront élus pour une période d’un an, quatre autres pour une période de deux ans et les quatre derniers pour une période de trois ans.

9. Vacances. S’il survient des vacances au Conseil, les administrateurs qui restent peuvent nommer au poste vacant, pour le solde du mandat, un remplaçant choisi parmi les membres.

10. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire et au moins une fois par année.

11. Quorum. À chaque réunion du Conseil, six administrateurs forment quorum.

12. Convocation des réunions. Le président peut, de son initiative, et doit, à la demande écrite de trois administrateurs, faire convoquer une réunion du Conseil par lettre expédiée à chaque membre quinze jours avant la réunion.

13. Vote. Chaque administrateur n’a droit qu’à un vote qu’il ne peut donner que personnellement.

14. Attributions du Conseil. Le Conseil d’administration

a) administre les affaires de la corporation;
b) nomme le comité de rédaction de la Revue d’histoire de l’Amérique française;
c) nomme le directeur scientifique;
d) nomme le personnel du secrétariat général;
e) surveille l’exécution des décisions des autres organes de la corporation;
f) exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet;
g) prépare les assemblées générales;
h) vote le budget de la corporation;
i) fixe la rémunération du ou des vérificateurs;
j) constitue des comités pour s’occuper de dossiers spécifiques.

 

COMITÉ EXÉCUTIF

15. Nombre. À chaque année, à la suite de l’élection, le nouveau Conseil d’administration élit parmi les administrateurs un comité exécutif composé du président, du vice président, du secrétaire et du trésorier de la corporation, lesquels font partie de ce comité à condition de garder leur qualité d’administrateur.

16. Vacances. Les vacances qui surviennent au comité exécutif peuvent être remplies par le Conseil d’administration à une assemblée spécialement convoquée à cette fin.

17. Assemblées. Les assemblées du comité exécutif peuvent être tenues sans avis, à tel moment et à tel endroit que le président ou le vice président détermine, lesquels ont autorité de convoquer le comité exécutif.

18. Présidence. Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de la corporation ou, en son absence, par le vice président.

19. Quorum. Le quorum aux assemblées du comité exécutif est de deux membres.

20. Pouvoirs. Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du Conseil d’administration pour l’administration des affaires de la corporation, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le Conseil d’administration ainsi que ceux que le Conseil d’administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du Conseil d’administration et celui ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.

21. Président. Il préside les réunions de l’assemblée générale, du Conseil d’administration et du comité exécutif et représente l’Institut auprès d’organismes externes.

22. Vice président. En l’absence du président, le vice président le remplace dans ses fonctions.

23. Secrétaire. Le secrétaire dresse des procès-verbaux de toutes les réunions de l’assemblée générale, du Conseil d’administration et du comité exécutif.

24. Trésorier. Le trésorier tient ou fait tenir la comptabilité. Il prépare, chaque année, les états financiers de la corporation qui sont soumis à l’assemblée générale annuelle. Il dresse, en collaboration avec le comité exécutif, le projet de budget à soumettre annuellement au Conseil d’administration. Il gère les finances de la corporation. Il dépose les recettes de la corporation dans des comptes de banque ou de caisse populaire autorisés par le Conseil d’administration.

25. Les membres de l’exécutif remplissent les autres fonctions qui leur sont confiées par le Conseil d’administration.

 

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

26. Exercice financier. L’exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année.

27. Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets négociables doivent, pour le compte de la corporation, être signés, tirés, acceptés ou endossés par le président et le trésorier, à moins qu’une ou plusieurs autres personnes ne soient, à leur place, nommément chargées, par résolution du Conseil d’administration, de les signer, tirer, accepter ou endosser.

28. Les autres documents requérant la signature de la corporation doivent être signés par le président et par le secrétaire, à moins qu’une ou plusieurs autres personnes ne soient, à leur place, nommément chargées, par résolution du Conseil d’administration, de les signer.

29. En cas de dissolution ou de cessation des activités de la corporation, ses avoirs, après acquittement des dettes, devront être remis à la Fondation Lionel-Groulx ou à une ou plusieurs sociétés sans but lucratif consacrées aux fins de la recherche historique.

 

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

30. Les règlements de la corporation restent en vigueur jusqu’à leur modification ou leur abrogation. Dans l’avis de convocation d’une assemblée spéciale ou annuelle convoquée aux fins du présent paragraphe, la teneur des modifications que l’on projette d’apporter à un ou à plusieurs règlements devra être insérée. Toute modification à un ou à plusieurs règlements ou toute abrogation d’iceux ne sera mise en vigueur ni appliquée avant d’avoir été approuvée par le ministre des Institutions financières du Québec.

 

Mis à jour à partir des modifications adoptées par l’assemblée générale annuelle du 20 octobre 2000 aux articles 7, 8 et 15.